Política de Tratamiento de Datos
Vergel Ingenieros Asociados S.A.

GENERALIDADES

 

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la empresa VERGEL INGENIEROS ASOCIADOS S.A., y que  en adelante se denominaran VERING S.A., actuando como entidades privadas, cuya sede principal esta domiciliada en la ciudad de Bogotá, registradas en la Cámara de Comercio de Bogotá teniendo en cuenta la normatividad vigente garantiza  un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

 

1. BASE LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN

 

La política de Tratamiento  de la Información, se desarrolla en cumplimiento de la normatividad vigente:

 

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20

• Ley 1581 de 2012, artículos 17 literal k y 18 literal f “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

• Decreto1377 de 2013,  “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.”

 

Del tratamiento de información que se lleva a cabo a partir de las bases de datos alimentadas con información vinculadas a VERING S.A.

 

Las políticas que se describen a continuación se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal que recolecta y controla VERING S.A.

 

A las reglas y procedimientos descritos en el presente documento aplican a las bases de datos contentivas de información de clientes, proveedores, empleados y usuarios en general de VERING S.A., información que ha sido recolectada en desarrollo del objeto social, con ocasión del ofrecimiento y venta de nuestros servicios y productos, dentro del marco de las diferentes relaciones de negocio adelantadas, a través de procesos de prestación de servicios, en medios electrónicos, físicos o redes sociales, procesos de selección de personal y vinculación laboral.

 

1. DEFINICIONES

 

• Autorización.  Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos.  Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal.  Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Principio de legalidad. El Tratamiento de datos personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad.  El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de libertad.  El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad.  La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia.  En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida.  El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Principio de seguridad.  La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad.  Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

• Encargado.  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento (empresa).

• Responsable.  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular.  Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento.  Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

1. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

 

En las bases de datos de VERING S.A., se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, datos de contacto (correo electrónico, dirección, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, VERING S.A., puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral.

 

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

 

1. TRATAMIENTO

 

La información que se verifica en las bases de datos de VERING S.A., es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, contratistas, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, VERING S.A.,  podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o autoridades administrativas públicas o estatales, plenamente validadas e  identificadas.

VERING S.A.,  velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

 

1. FINALIDAD

 

La información recolectada por VERING S.A., tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como entidad privada. Además, VERING S.A.,   guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable y laboral.

 

La información sobre clientes, contratistas, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

 

Tales datos serán tratados por VERING S.A., conforme las siguientes finalidades de carácter general:

 

• Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con sus grupos de interés.

• Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de sus grupos de interés.

• Para la gestión comercial y relacionamiento con sus grupos de interés.

 

1. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN NUESTRAS BASES DE DATOS

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Vering S.A. en su condición de responsable del tratamiento.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a VERING S.A., en su condición de Responsable del Tratamiento, en los casos exigibles por la ley.

3. Ser informado por VERING S.A., previa solicitud efectuada por los canales dispuestos por la compañía, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de  Tratamiento, a través de los canales dispuestos por la compañía.

 

1. DEBERES DE VERING S.A.

 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

1. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

 

Con el fin que usted formule sus consultas, solicitudes o reclamos, VERING S.A. ha dispuesto las siguientes vías:

 

• Línea de atención al cliente:        Fijo 6 722057 Celular 311 5610525

• Correo electrónico:                        datosproteccion@vering.com.co

• Mediante comunicado físico:      Bogotá Calle 166 No. 19 – 31.

 

Estos canales podrán ser utilizados por titulares de información o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre con el objeto de ejercer en concreto los siguientes derechos:

 

1. DERECHO DE ACCESO: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario.

Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ., el titular de la información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. 

 

1. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante VERING S.A., a efectos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento se podrán presentar por:

 

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.

• Su representante, previa acreditación de la representación.

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.  La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por VERING S.A., indicados en el aparte siguiente del presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

 

• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

• Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización

• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

• En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

El término máximo para atender  a esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

VERING S.A., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley de Protección de Datos, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros, evitando su adulterio, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

1. VIGENCIA

 

Las bases de datos responsabilidad de VERING S.A., serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son almacenados. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, VERING S.A., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

 

La política de tratamiento de la información contenida en el presente documento entra en vigencia a partir del día (01) del mes de Julio de 2017.

 

 

FIN DEL DOCUMENTO

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